KotlinConf'23 Global in Songdo 행사 주최 후기

지난 5월 13일 토요일, 코틀린 컨퍼런스 행사를 주최하였습니다.

행사 기획부터 디자인, 스피커 모집, 타임 테이블, 굿즈 제작 등 행사 관련 전반적인 부분을 Drive 한 첫 경험이었기에 많은 기대와 떨림이 있었습니다.

행사장 배너!

 

주최 계기

작년 12월경, KotlinConf가 주최된다는 Jetbrains 블로그 글을 보고 재밌어 보인다고 생각하였습니다. 당시 네덜란드에서 주최되기에 직접 가보지는 못하겠네라고 생각하고 있던 도중 전 세계 각지에서 온라인 혹은 오프라인으로 행사를 진행할 수 있도록 지원해 주는 내용을 보게 되었습니다.

 

처음에는 단순히 국내에도 행사가 열리면 좋겠다는 생각으로 Google Developer Groups(이하 GDG) Songdo에 행사 주최하는 것에 대해 건의를 하였습니다. 당시 단순히 행사가 주최되면 스태프로 지원해야겠다는 생각을 가지고 있었는데, 며칠이 지나고 GDG Songdo 오거나이저이신 Daniel님과 이야기를 나누다 메인 Drive를 하기로 하였습니다. 이후 행사 준비 과정에서 정말 많은 도움을 주셨습니다!

벌써 엊그제 같은...

Jetbrains 지원 요청

GDG Songdo에서도 OK가 되었으니 Jetbrains에 행사 주최 및 지원 관련하여 요청하였습니다. 그러나 결과 발표일이 지나도 연락이 없었고... Reject 되었는가 싶어 슬퍼하다 혹시 몰라 문의 메일을 보내보았습니다.

 

이후 늦게 연락드려 미안하다는 사과와 함께 여러 이야기를 오고 간 이후 지원을 해주겠다는 메일을 받았습니다. 시간대가 맞지 않아 한번 오고 가는데 하루 이틀 이상 소요되었던 것 같습니다. Jetbrains Korea에도 문의 메시지를 보냈었는데 지원 확정받고 나서 답변을 받아 아쉬웠습니다...

영어는 어려워요

잠깐의 다른 업무...

이후 2월 말까지는 초기 행사 기획안을 작성한 이후 IT 특성화고등학교에서 강의, GDG Android에서 Ktor 강연, GDG Songdo에서 Jetpack Compose 강연, Kotlin Contest 개발, Google Solution Chanllenge 개발 등 다른 업무로 인해 가슴속에만 지니고(?) 있었습니다.

 

그러다 3월 초부터 본격적으로 GDG 오거나이저 분들과 함께 회의하며 준비를 시작하였습니다. 기존 작성하였던 노션 기반으로 최종적으로 진행될 방식들에 대해 논의를 하며 행사를 기획하였습니다.

GDG Android super.init(version=4)에서 발표하는 팡무

변경 사항 발생!

여러 논의를 진행하면서 초기 기획과 변경된 부분이 많았습니다.

 

행사 날짜의 경우 KotlinConf가 끝난 주인 4월 15일 토요일 바로 행사를 주최하려 하였으나 아직 KotlinConf에서 Timetable이 확정되지 않았고 Jetbrains의 굿즈 배송 및 스피커분들의 발표자료 준비 시간이 부족할 것이라 생각하여 5월 6일을 고려하였지만 전 날이 어린이날... 이기에 가족여행 및 휴가를 가시는 분들이 계실 수 있을 것이라 생각하여 5월 13일 토요일로 날짜를 변경하였습니다.

 

또한 기존에는 KotlinConf에서 발표된 영상을 함께 보거나 Recap정도로 진행하려 하였으나 Daniel님께서 '그러면 흥미가 없을 것 같다.'라는 의견으로 스피커를 모집하여 KotlinConf에서 발표된 주제를 기반으로 Recap 및 연관 기술/경험담을 발표하는 방식으로 변경되었습니다.

 

맥주와 함께 행사를 진행하자는 기획도 있었지만 미성년자를 고려하여... 해당 기획은 삭제 되었습니다.
이외에도 다양한 부분이 초기 기획과 많이 변경되었지만 결과적으로 더 좋은 행사를 위해 develop 되었던 것 같습니다.

스피커 모집

기존 영상 시청에서 스피커 발표로 변경이 되면서 연사 지원서 폼을 작성하고 만들고 여러 커뮤니티를 돌며 지원을 받았습니다. 그러나 지원해 주신 분들이 생각보다 적었고... Daniel님과 함께 사방팔방 돌아다니며 스피커를 모집하여 최종적으로 큰 주제 중첩 없이 Flow/Functional/KotlinMultiplatform/Kopring/Testing으로 구성된 어벤저스팀으로 구성하게 되었습니다.

디자인

이후 행사 티켓 오픈 및 홍보를 위해 포스터 디자인을 하였습니다. 저는 제 스스로가 알고 있는 미적 감각 제로... 였기에 밤을 지새워 Behance, Pinterest 등을 보며 디자인하였습니다. 몇 날 며칠 작업을 하고 나온 결과물을 보니 "음 생각보다 괜찮은데"라는 생각이 들었습니다. 처음으로 마음에 드는 디자인을 했던 순간이었던 것 같습니다. 이때 여러 컨펌을 거치면서 최종, 최최종, 찐최종, 찐찐최종, 라스트, 진짜라스트와 같이 수십 번의 최종 결과물(?)이 나왔습니다.

포스터, 타임테이블과 별개의 썸네일 이미지!

미달에 대한 걱정

사실 행사를 준비하면서 가장 컸던 걱정은 "과연 사람들이 많이 신청해 줄까?"였습니다. 아무래도 송도에서 주최되다 보니 대중교통이 불편하여 참가자가 미달되거나 많은 노쇼가 있으면 어쩌지 라는 걱정과 고민을 계속하였습니다. 그동안에는 연사자로 참가하거나 주최를 하더라도 소규모 행사였기에 큰 부담감이 없었는데 이번에는 나름 인원이 있는 규모로 행사를 진행하다 보니 많은 우려가 되었습니다.

대망의 티켓 오픈

미달에 대한 걱정으로 올해 초부터 많은 마음고생(?)을 하며 새벽에 최종적으로 Festa 이벤트를 전체 공개로 바꾸고 잠에 들었습니다. 이후 떨리는 마음으로 낮에 확인해 보니 그동안의 걱정이 무색하게도 많은 분들이 티켓을 구매해 주셨습니다.

 

티켓 구매는 오전 9시부터 가능하였는데, 오픈 3시간 만에 60% 이상 판매되었고 예상보다 많은 수요로 인해 급하게 티켓을 증설하였습니다. 행사 홍보는 카카오톡 오픈채팅방과 페이스북, 링크드인을 통해 홍보를 진행하였습니다.

이틀 만에 매진! 그리고 증설

티켓 오픈된 지 이틀도 되지 않아 증설한 티켓까지 모두 매진되었습니다. 많은 분들이 관심 갖고 신청해 주신 덕분에 그동안의 걱정과 고민이 모두 풀리는 순간이었습니다. 매진 이후로도 문자와 메일로 증설을 요청을 받았고, 이에 맞춰 티켓 소량을 최종 증설하였습니다. 그 결과 기존 생각했던 행사 인원 80명에서 최종 행사 기준 123명까지 늘어났습니다.

 

그러나 최종 증설에도 불구하고 티켓을 구매하지 못하신 한 분이 꼭 신청하고 싶다 말씀을 해주셔서 오거나이저분들과 논의를 하여 일반 참가자로는 형평성에 맞지 않는 것 같고 대신 스태프(서포터)로 모시게 되었습니다. 해당 분은 당일 행사에서도 스태프 역할을 충실히 해내어주셨습니다.

변경된 행사 장소

이번 행사 장소는 송도 인스타1 "6층 컨퍼런스 홀"에서 진행될 예정이었습니다. 그러나 행사 전날 참가자분들에게 드릴 간식과 굿즈와 장비 등을 미리 준비하게 위해 세팅을 하던 중 행사장 측의 사정으로 인해 6층 대관이 불가능하다는 이야기를 들었습니다.

 

해당 이야기를 들은 모든 분들은 멘붕...에 빠졌고 2시간이 넘는 시간을 고민하고 논의한 끝에 4층을 대여받게 되었습니다. 4층 확정을 받은 즉시 카카오톡과 메시지를 통해 참가자와 스피커 분들에게 행사 장소가 변경되었음을 안내드리면서 상황이 해결되었습니다.

 

참가자 분들은 아침에 문자와 카톡을 통해 행사 장소가 6층에서 4층으로 변동되었다는 안내를 받았겠지만, 적지 않은 혼동을 드렸기에 정말 죄송하였고 개인적으로도 6층 컨퍼런스 홀이 멋있고 넓었기에 내심 아쉬웠습니다.

 

이때 Daniel님이 행사 장소를 변경하기 위해 많은 고생을 하셨고 당일 5시에 복귀하여 한 시간밖에 주무시지 못하고 나오셨습니다. 그 결과 행사 내내 영혼이 빠져나가 계신 모습을 보며 매우 마음이 아팠습니다. 덕분에 이번 행사를 무사히 열고 마칠 수 있었습니다. 다시 한번 감사의 말씀을 올립니다.

대망의 행사 당일

5월 13일 토요일, 아침 일찍 일어나 Jetbrains에서 받은 굿즈를 들고 행사 장소로 모험을 떠났습니다. 이후 도착하신 오거나이저/서포터 분들과 함께 책상과 의자를 셋업하고 부족한 자리는 지하에서 의자를 갖고 와 배치하였습니다. 스피커분들에게 드릴 굿즈와 참가자들에게 굿즈를 분리해 준비하였고, 점심은 늘 그렇듯 맥도날드로 해결하였습니다. 12시부터 슬슬 참가자 분들이 오시기 시작하였고 최종적으로 키노트와 발표 자료를 체크하였습니다.

행사 준비하는 GDG 송도/인천 오거나이저 & 서포터 모습

키노트, 그리고 시작

13시가 되어 본격적으로 키노트와 함께 행사를 시작하였습니다. 간단한 자기소개 및 GDG와 인천/송도 오거나이저분들을 소개하고 행사에 대한 설명을 진행하였습니다. 행사 설명이 끝난 이후 KotlinConf'23 키노트의 내용을 짧게 Recap 하여 코틀린과 관련된 핵심 내용 일부를 설명드렸고, 키노트 종료와 함께 본격적으로 행사가 진행되었습니다. 첫 번째 발표는 키노트 발표를 맡은 저 팡무로 시작되었습니다 😎

키노트 발표하는 팡무

끝났지만 아쉽다

행사 자체는 잘 끝났지만 아쉬운 부분들이 있었습니다. 저를 포함하여 몇 스피커분들의 일부 코드가 작게 보인다거나 발표 자료를 공유하려 하였으나 스피커덱의 이슈로 인하여 접근이 안 되는 등 아쉬운 준비가 있었습니다. 또한 많은 사람들이 모인 만큼 더워지기에 에어컨을 풀로 틀었으나 이후 받은 피드백으로 뒷자리의 경우 에어컨으로 인해 추위와 소음을 느꼈다는 이야기를 듣고 해당 부분을 놓쳐 불편을 드렸다는 것에 정말 죄송하였습니다. 다음 행사 주최 시에는 중간중간 온도 체크와 공유 가능한 발표 자료를 미리 만들어두어야겠다는 생각이 들었습니다.

그래도 뿌듯하다

키노트를 시작으로 스피커 연사가 끝나고 이벤트 타임 및 사진 촬영을 하면서 기나긴 여정이 드디어 끝나는구나를 느끼면서 많은 뿌듯함을 느꼈습니다. 뒤풀이 장소로 이동할 때 에도 첫 코틀린 컨퍼런스 구상부터 준비까지의 과정이 떠오르면서 왠지 모를 행복에 계속 웃음이 나왔습니다.

 

행사가 끝난 이후 뒤풀이와 다른 모임들에서 이야기를 들어보니 본인 포함 회사 동료들도 함께 신청하려 하였으나 매진되어 동료분들은 참여하지 못했다는 등 생각보다 많은 분들이 참여를 희망하였으나 참석하지 못하였다는 사실을 듣고 참가하지 못하신 분들에게는 죄송함을 느끼면서도 코틀린 컨퍼런스가 다른 개발자분들에게 흥미를 주었던 행사였구나를 다시 한번 느끼면서 많은 뿌듯함을 느꼈습니다.

What is Next?

기획부터 디자인까지 전반적인 작업을 메인으로 하여 100명 이상의 참가자가 모이는 행사를 처음으로 주최하였습니다. 많은 준비를 하였고 많이 고민하였습니다. 성공적으로 행사를 끝냈다는 것에 대해 많은 뿌듯함과 즐거움이 있으면서도 더 잘할 수 있었을 텐데라는 아쉬움이 함께 공존하였습니다.

 

앞으로도 팡무는 더 나아가기 위해 많은 준비와 노력하여 발전해 나가도록 하겠습니다!

발표가 끝난 후 Slido의 질문에 답하는 팡무

발표 자료

이번 KotlinConf'23에서 발표된 발표 자료입니다.
관심 있으신 분들은 참고해 주시면 되겠습니다!

• Compose로 Android&Desktop 멀티플랫폼 만들기
• Functional Kotlin makes Kotlin functional
• flow 느껴보기
• Kopring으로 효율적인 백엔드 구성하기
• Koltin Multiplatform Library 배포하기
• Coroutine testing

단체 사진! (절반 이상은 미리 해산하신 ㅜㅜ)