잘 읽히는 보고서를 원한다면, '보고서 작성 실무 강의'

초등학교 시절부터 독서를 좋아하였기에 자연스럽게 글 작성하는 데 있어서도 독서 경험을 통해 제가 원하는 내용을 자유롭게 서술 및 표현한다 생각였습니다. 그렇기에 보고서 역시 나름대로 남들보다 잘한다고 잘 작성한다고 생각하였지만, 본 도서를 읽고 나서 역시 '우물 안의 개구리였구나'를 깨달았습니다

 

이번 도서 역시 한빛 미디어의 '나는 리뷰어다'를 통해 받은 도서이며, 좋은 보고서를 위한 내용으로 리뷰를 진행해보도록 하겠습니다.

 

 

 

본 도서는 인트로와 5가지의 파트로 구성되어 있습니다.

 

• 인트로: 보고서를 작성하는 법칙
• 보고서 제목의 기술
• 보고서 문장의 기술
• 보고서 구성의 기술
• 보고서 기획의 기술
• 보고서 논리 강화의 기술

인트로: 보고서를 작성하는 법칙

보고서가 무엇이며 사람들이 왜 어려워하는지 그리고 여러 자문을 진행하면서 경험한 사례를 소개합니다.
경험한 사례를 소개하는 내용을 단축하자면 다음과 같았습니다.

 

보고서 작성 실력은 근무 기간과 꼭 비례하지 않으며, 업무 능력과도 비례하지 않는다.
그리고 보고를 잘한다고 보고서 작성도 잘하는 것은 아니다.

저는 근무 기간이 늘어날수록 그리고 보고를 잘한다면 자연스럽게 보고서 작성 역시 잘하지 않을까라는 생각을 하였지만, 이는 현장에서 정말 많이 볼 수 있는 보고서 작성과 관련한 불편한 진실이라는 이야기에 많이 놀랐습니다.

 

근무 기간이 많을수록 보고서 작성을 지속적으로 할 것이고, 업무 능력이 좋다면 당연히 보고서 작성 역시 잘할 것이고, 보고를 잘한다면 보고서 역시 핵심 요소를 잘 정리하여 작성하지 않는가?라는 생각을 하고 있었기에 신선한 충격이었습니다.

 

훌륭한 보고서 작성을 위해서는 '보고서 작성 3요소'가 모두 충족되어야 합니다.

 

- Who : 이 보고서를 누가 읽는가?
- What : 무엇을 전달할 것인가?
- How : 어떻게 전달할 것인가?

'보고서를 작성한다면 당연한 내용 아닌가' 생각하였지만,

실제로 작성할 때 진지하게 위의 3요소를 고려하면서 작성해본 적이 없다는 걸 깨달았습니다.

 

인트로 파트에서는 별 다른 내용 없이 전형적인 이야기로 시작할 것이라 생각하였지만,

시작부터 많은 부분을 놓치고 간과하고 있었다는 것을 알게 되었습니다.

보고서 제목의 기술

보고서의 첫인상은 바로 '제목'에서 결정됩니다.
시간이 쫓겨 내용 채우기에 급급해하다 보니 제목을 신경 쓰지 못하는 경우가 많은데,

 

좋은 제목은 제목만 읽고도 보고서의 내용을 쉽고 빠르게 파악할 수 있어야 합니다.

 

제목 한자를 풀이하면 "머리에 해당하는 가장 중요한 부분으로, 항상 바르고 정확해야 하며 눈에 잘 보여야 한다라는 의미를 담고 있다 합니다. 그런데 여기서 재밌는 사실이 있습니다.

 

영어로 제목은 Headline으로 한자와 유사하게 Head(머리) line(선)으로 나눌 수 있으며 이는 한글과 영어 모두 본질이 일맥상통합니다.

이러한 제목을 잘 짓기 위해 여러 유형들과 함께 예시를 함께 제공합니다.

 

- 키워드형
- 설명형
- 의문형
- 운율/감성 등...

제목에 운율을 이용하거나 감성적인 제목을 준다는 등 보고서에 들어갈 것이라 생각하지 못한 방식이라 참신하고 이렇게도 가능하다는 것이 신기하였습니다.

보고서 문장의 기술

본 파트를 요약하자면 다음과 같습니다.

 

단문이 진리이며, 핵심 키워드로 문장을 리드하고 키워드 속성과 운율을 맞추자.
개조식 정리법으로 정리 기준을 지키면서 전체 구조를 파악하여 쉽게 요약한다.

실제 공기관에서 작성한 원문을 보여주며, 위의 요소를 활용하여 정리하는 과정을 보여주는 식으로 파트가 진행됩니다.

 

정리를 하더라도 어느 정도 이상 읽기 좋게 바꾸기에는 한계가 있어 보이던 '읽기 어렵고 귀찮아 보이는 글'들이 위의 방법으로

'읽기 쉽고 무엇을 의도'하는지 단번에 알 수 있게 글이 정리되는 것을 보고 정말 효율적이라는 것에 놀랐습니다.

보고서 구성의 기술

보고서 구성의 기술 파트는 간단하게 목차를 구성하는 방법을 설명하고 있으며 이는 논리적인 보고서를 작성하기 위한 길입니다.

보고서를 전개할 때 기억해야 할 2대 기본 원칙이 존재합니다.

 

로직트리(Logic-Tree)
목차는 수직적 계층을 이루며 서열이 명확해야 한다
상위 목차가 하위 목차를 포괄해야 하며, 하위 목차는 상위 목차에 종속되어야 한다.

MECE(상호 배제와 전체 포괄)
항목들이 상호 배타적이며 모였을 때 완전한 전체를 이루는 것.
겹치지 않으면서 빠짐없이 나눈 것

 

저는 위의 내용을 읽으면서 프로그래밍에서 객체 지향 설계, SOLID 원칙이 떠올랐습니다.

 

목차는 서열이 명확해야하며, 하위 목차는 상위 목차에 종속되어야 한다

→ 의존관계 역전 원칙

 

상호 배타적이며 모였을 때 완전한 전체를 이룬다

→ 인터페이스 분리 원칙

 

겹치지 않으면서 빠짐없이 나누어야 한다

→ 단일 책임 원칙

 

물론 위의 내용이 SOLID 원칙에서 설명하는 내용과 100% 일치하는 것은 아니지만 내용을 읽다 보니 생각이 났습니다.

그 외로도 보고서의 흐름과 3대 패턴/3대 소스에 대해서도 함께 설명하고 있습니다.

보고서 기획의 기술

이 파트부터는 많은 분석이 들어가며, 여러 문제를 제시하고 어떤 방법으로 문제점을 찾고 그에 대한 해결법을 찾아가는지를 알려줍니다.

 

보고서를 기획하기 위한 출발점은 문제의 정의이며,
문제의 내/외부 요인을 살펴 문제점을 명확하게 설정해야 해결 방법도 명확해진다

 

책에서 아인슈타인의 명언을 인용하여 해결책도 중요하지만, 문제의 본질을 파악하는데 집중해야 된다 합니다.

 

If I had only 1 hour to save the world, I would spend 55 minutes defining the problem and only 5 minutes finding the solution.
나에게 1시간이 주어진다면 문제가 무엇인지 정의하는 데 55분의 시간을 쓰고, 해결책을 찾는 데 나머지 5분을 쓸 것이다.
- 아인슈타인(Albert Einstein)

문제를 해결하기 위해서는 좋은 해결책을 우선적으로 찾는 것이 중요하다 생각하였지만
좋은 해결책이 나오기 위해서는 문제점을 우선 찾고 그다음 해결책을 찾아야 된다는 것을 배우게 되었습니다.

보고서 논리 강화의 기술

마지막으로 도입부의 내용과 근거 등 내용을 보충하는 방법을 설명하고 있습니다.
'이 내용을 왜 작성하였는가?' 그리고 '이유(필요성), 기대효과, 신뢰도'를 뒷받침할 수 있도록 여러 케이스를 토대로 설명합니다.

 

대표적인 마무리 패턴으로 '기대 효과'와 '향후 계획'을 소개합니다.

마치면서...

책을 읽으면서 정말 많은 깨달음을 얻었습니다.

 

특히 보고서의 주목적은 '설득'을 시키는 것이라 생각하였지만, 그것은 중수에 불과하며 고수는 '납득을 시켜야 한다'라는 말에 그동안 제가 잘못된 방향으로 보고서를 작성하지 않았나라는 생각이 들었습니다.

 

학생은 과제로, 회사원은 업무로 보고서를 작성합니다. 즉, 대부분의 사람들은 보고서를 작성할 수밖에 없는 운명이라 생각합니다.

 

보고서 작성에 관심이 많다면, 본 도서를 통해 많은 방법과 방향을 배우고 '읽는 보고서'가 아닌 '읽히는 보고서'를 만들기 위해서 작성하는데 도움이 되길 바랍니다.